« Les Français passent en moyenne 4h30 en réunion par semaine mais celles çi sont loin d’être productives … » Et pourtant des techniques simples existent pour rendre ce moment un vrai moment de travail au service de l’efficacité et de la Qualité de vie de tous:
Voici quelques préconisations pour des réunions agiles et productives:
pour cibler sa réunion: identifier l’objectif/ l’enjeu ( à quoi ça sert, pour quoi faire?) et pas seulement l’objet ( de quoi on va parler) et se limiter à deux messages clés à conserver sur une fiche près de soi
pour réussir son animation: se préparer physiquement et mentalement à être concentré et disponible à la fois ( associer les techniques de Qi Gong et de technestesie c’est très efficace ! )
pour garantir une dynamique: réfléchir à inviter les bonnes personnes en identifiant la contribution attendue, le mode de fonctionnement et les attentes de chacun, connaitre le profil ( styles sociaux, profil créatif ..) des personnes de son équipe
pour assurer une progression : définir une stratégie de réunion et l’annoncer au début ( les points aborder, comment on va procéder…) et si tenir avec souplesse c’est à dire être ouvert aux propositions tout en gardant le cap
pour favoriser l’implication : faire un rapide tour de table dit d’inclusion pour permettre à chacun d’exprimer ses ressentis (sur l’avancement d’un projet…) et apporter une réponse concrète aux attentes individuelles ( aide, soutien, moyen…) pendant la réunion si possible
pour stimuler la contribution: faire travailler en sous groupes sur une recherche d’idées, utiliser les techniques créatives ( photo-langage, management visuel… ) dans l’objectif de dégager une vision partager
pour faciliter la rédaction d’un compte rendu synthétique: utiliser la carte mentale dès la prise de note par mots clés
Et j’en passe et des meilleurs 😉 alors c’est quoi le problème? Un manque de formation des animateurs de réunions? Un manque de délégation qui ne permet pas aux décisions d’être prises? Une mal français lié à notre culture de la discussion qui tourne en rond? Un peu tout cela probablement … Ne croyant pas à la fatalité, je suggère que chaque direction, entreprise identifie ses marges de progrès et ….s’y colle ! Et si on créait un objectif annuel pour les directeurs d’unité sur le nombre de réunions utiles avec indicateurs à la clé?…. J’ dis ça j’ dis rien …